OPZ na system IT zgodny z Pzp 34 z 34.

Jeden zapis w OPZ może zatrzymać przetarg na miesiące.

Opis przedmiotu zamówienia na system IT to praca kilku osób: informatyk zna potrzeby techniczne, specjalista ds. zamówień procedurę, radca prawny umowę, a inspektor ochrony danych RODO. Zwykle oznacza to maile, kilka wersji pliku i ręczne sprawdzanie zgodności z przepisami tuż przed publikacją.

Wystarczy jedna nazwa produktu bez „lub równoważne”, brak wymagań dostępności cyfrowej albo czas reakcji inny niż w umowie, żeby wykonawcy zadawali pytania, składali odwołania do KIO, a postępowanie trzeba było poprawiać.

Od analizy potrzeb do ogłoszenia, krok po kroku.

1. 01
   Nowy dokument z szablonu

   Urząd Miasta zamawia system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) z wdrożeniem i trzyletnim utrzymaniem. OPZ powstaje z szablonu jednostki: tytuł, zamawiający i gotowe.

2. 02
   Zespół w jednym miejscu

   Do dokumentu dołączają kierownik IT, specjalistka ds. zamówień, radca prawny i inspektor ochrony danych. Po lewej opis, po prawej czat grupowy z agentem AI.

3. 03
   Pliki i wcześniejsze przetargi

   Analiza potrzeb w PDF, rozeznanie rynku w Excelu, projekt umowy w Wordzie. Przez @ zespół przywołuje zeszłoroczny OPZ na system kadrowy i bierze z niego zapisy o SLA i migracji danych.

4. 04
   Agent pisze, zespół prowadzi

   „Napisz wymagania funkcjonalne”: obieg pism, e-Doręczenia, archiwum, integracje. Kierownik IT dopisuje od siebie wymóg bazy Oracle i Microsoft 365.

5. 05
   Walidator z przepisów i wytycznych

   Agent zamienia Pzp, przepisy o dostępności cyfrowej i wytyczne Urzędu w 34 reguły: bez nazw produktów, WCAG 2.1 AA, kod źródłowy, SLA zgodne z umową, dane w EOG.

6. 06
   Skan: 30 z 34

   Raport pokazuje, co jest nie tak i gdzie: marki bez „lub równoważne”, brak dostępności cyfrowej, brak kodu źródłowego, a czas reakcji 4 h w opisie i 8 h w umowie.

7. 07
   Poprawki przez czat

   „Popraw przez czat” wpisuje gotową wiadomość, wysyła ją człowiek. Agent zamienia nazwy produktów na wymagania i kryteria równoważności. Gdy nie wie, gdzie mają być przetwarzane dane, pyta zespół.

8. 08
   Gotowe do ogłoszenia: 34 z 34

   Ponowny skan przechodzi w całości. OPZ trafia do PDF, który wygląda dokładnie jak na ekranie.

Błędy, które nie trafiły do ogłoszenia.

Walidator sprawdza opis reguła po regule i mówi, co jest niezgodne, gdzie i dlaczego. „Popraw przez czat” przygotowuje gotową wiadomość do agenta, ale wysyła ją człowiek. Walidator robisz raz i używasz przy każdym kolejnym przetargu.

Co zrobiło różnicę.

• Jedno miejsce. Informatyk, zamówienia, radca prawny i IOD pracują w jednym dokumencie i jednym czacie.
• Doświadczenie jednostki pod ręką. Sprawdzone zapisy z wcześniejszych przetargów przywołane przez @.
• Ludzie decydują. Agent pisze i poprawia, ale gdy czegoś nie wie, pyta zespół zamiast zgadywać.
• Kontrola przed publikacją. Walidator łapie zapisy, które kończą się pytaniami wykonawców i odwołaniami do KIO.